Большое переселение

Компании переживают ажиотаж — работники массово возвращаются в офисы. Как бизнесы подготовились к сложной зиме

COVID вытолкнул работников из офисов, блэкауты — вернули назад. Как во время войны принимают этот вызов украинские компании? Превращают офисы в пункты несокрушимости. Генераторы, Starlink, сокращение рабочих пространств, дополнительные зоны для сна и укрытия — какие решения оказались наиболее эффективными

“Пока не стабилизируется ситуация с электроэнергией, мы рекомендуем посещать офисы”, — говорит вице-президент IT-компании Intellias Роман Гапачило. После российских атак, целью которых являлась критическая инфраструктура Украины, офис Intellias в Киеве заполнился почти на 100%.

Пандемия заставила компании привыкать к remote-first и работать удаленно. Вторжение снова собирает команды в офисах. “После того, как мы вернулись в Киев, в офисы ходит более половины сотрудников”, — говорит административный директор GenesisЮлия Винникова. До ракетных атак из офисов работали до 20% сотрудников “Киевстара”. Сейчас их количество увеличилось вдвое — и дальше растет.

Перед бизнесом стоит нетривиальная задача — пережить зиму, оставаясь работоспособными, автономными, и не потерять из-за войны важных традиций и ритуалов. Как компании ее решают.

Подготовить офисы к зиме

“Наши офисы — островки несокрушимости Киевстар”, — говорит директор по управлению персоналом и развитию организации Оксана Олейник. Готовясь к сложной зиме с высокой возможностью блэкаутов, первый шаг компаний — превратить офисы в автономные крепости, где люди смогут работать и жить.

Тест-драйв в качестве временных приютов офисы прошли в начале вторжения. Офисы “Киевстар” были снабжены спальными местами, кухнями, душами и даже будками для собак. Самой популярной была тогда львовская локация, где сотрудники жили до двух месяцев. С конца мая офисы снова стали исключительно рабочим пространством, но опыт в “Киевстар” не забывают: все обеспечения остаются, чтобы при необходимости сотрудники могли жить там длительное время.

К зиме команда оператора начала готовиться к концу лета. Просчитали разные сценарии: отсутствие газа, электричества и воды. Шанс проверить подготовку уже выпадал: в течение суток “Киевстар” работал без централизованного водоснабжения, только на резервных емкостях. Работу останавливать не пришлось.

Киевский офис компании EVO отключают от света почти каждый день. Но он остается автономным — только на нынешних запасах может держаться неделю. Офис оборудован двумя генераторами: когда электричество отключается, техника продолжает работать. “Света чуть меньше обычного, но оно есть”, — говорит руководитель команды коммуникаций в EVO Юлия Новаченко.

Киевский офис компании EVO отключают от света почти каждый день. Но он остается автономным. Фото пресс-служба EVO

В компании запаслись водой, едой и горючим. На двух этажах есть душевые кабины, внутри помещения можно готовить. Что делать в случае блэкаута? Непросто предсказать, сколько коллег останется в офисе, — 100 человек или все 400 киевских сотрудников с семьями. Еще труднее сделать для всех удобные условия. В EVO обустраивают зоны подзарядки, работы и отдыха, отдельную локацию предусмотрели под спальные места. “Можно занять какую-нибудь из переговорок, спать на диванах или карематах, — говорит Новаченко. — Офис открыт как временный пункт размещения”.

В экосистеме IT-компании Genesis — более 25 проектов, подавляющее большинство которых располагает офисами в Киеве. Все они снабжены генераторами. Работы аппаратам хватает: в большинстве офисов отключения каждый день, иногда они работают автономно целый день. В случае блэкаута платформой, где при необходимости будут жить команды, станет главный офис компании. С нынешними запасами люди смогут оставаться там две недели, с довозами — дольше.

Офис Genesis оснащен основным и резервным генераторами.

Офис Genesis оснащен основным и резервным генераторами.

Главный офис снабжен генераторами, также питающими системы отопления и водоснабжения. Имеются бойлеры и душевые кабины с резервом технической воды. По-прежнему на холодный сезон компания закупает пледы и обогреватели.

Офисы Intellias были оборудованы генераторами, альтернативными интернет-провайдерами и Starlink до начала массированных атак на инфраструктуру. В настоящее время закупили дополнительные генераторы, в Киеве увеличили количество Starlink, а рабочую зону расширили, арендовав коворкинг, расположенный в том же бизнес-центре.

Ответ компании GlobalLogic на риск отключения интернета — независимые подключения к основным европейским хабам в обход территории россии и Белоруссии. Для экономии электроэнергии в офисах отключены TV-экраны, кофемашины работают в энергосберегающем режиме, а рядом с кофе-пойнтами — объявления, напоминающие донатить на ВСУ, когда пьешь кофе.

В офисах GlobalLogic отключены TV-экраны, а кофемашины работают в энергосберегающем режиме.

Новые вызовы

Работа с генераторами требует отдельного внимания, а иногда даже навыков механика. GlobalLogic, чьи офисы оснащены дизельными генераторами, заранее заключили договоры с поставщиками горючего. Так же поступили Vodafone: договорились с поставщиками, чтобы те приняли во внимание оператора как критическую инфраструктуру, и у компании был дизель, пока он вообще есть в стране.

“У нас был горький опыт: заказали генератор, он приехал, и у него “полетел” мотор, — предостерегает Винникова из Genesis. — Теперь разбираемся во всех деталях, моторах и производителях”. Чтобы перестраховаться, у компании заказали резервные генераторы. Если приходится использовать генератор в течение дня, то в Genesis не сбавляют нагрузку. На общем энергоснабжении команда экономит ресурсы: например, отключает систему вентиляции и проветривает помещение через окна.

В компании Jooble с сотрудниками договорились, что с генератором команда работает только в рабочее время — с 09:00 до 18:00. Это нужно, чтобы генератор “отдыхал” и экономил дизель.

Уменьшить пространство

В августе 2022 года команда Jooble поняла: нет смысла поддерживать офис на 220 рабочих мест, куда ходит до 30 человек. “Нам было проще сесть в меньшем пространстве, где людям будет удобнее, — говорит СЕО агрегационного направления Дмитрий Гринь. — Не придется снабжать отоплением и питанием огромную площадь”.

Старый офис площадью в 2800 квадратных метров отдали в субаренду и перевезли команду в меньший — площадью около 420 квадратных метров, оборудованный генераторами и Starlink. Это оптимальный размер для нынешних нужд Jooble, считает Гринь. В офисе работают по системе hot desk — в основном рабочие места свободны. Зафиксировать их за собой можно, если работаешь из офиса более трех дней в неделю.

Новый офис Jooble

Пространство разделено на рабочий опенспейс, зоны отдыха и кухню. В нем меньше переговорок, чем в предыдущем — 11 вместо 16. “У них лучше климат, вентиляция, свежий воздух, автономный обогрев, лучше шумоизоляция”, — добавляет Гринь. Команда перевезла из старого офиса растения — они одновременно и украшают, и зонируют помещение.

Решение сократить рабочее пространство было принято не только в Jooble. “По сравнению с ковидным временем мы занимаем втрое меньше места в офисе, многие разъехались”, — говорит Новаченко из EVO. Компания оставила рабочей только основную секцию в три этажа, чтобы не отапливать самостоятельно пространство в 8400 квадратных метров.

“Киевстар” определили помещения, без которых компания не может продолжать работу: отдельные зоны офиса, технологические помещения, укрытия. Они подключены к генераторам, температуру в них поддерживают на уровне 18-20 градусов. В помещениях, где нет сотрудников, она была опущена до 10-12 градусов.

Команда Nestle сейчас занимает два этажа, но при необходимости сможет разместиться на одном. Компания работает в новом офисе. Переехала туда за неделю до вторжения, оставив шестиэтажный офис около Рыбальского моста, который занимала 14 лет. Новый офис Nestle поделен на зоны для работы отделов, коворкинг, комнаты для встреч, кофе-пойнты и “тихие” комнаты, в которых можно читать, работать и отдыхать. Главное — не шуметь.

Новый офис Nestle

Новый офис Nestle

 Наибольшее изменение, которое пришлось сделать в помещении, куда команда начала возвращаться летом, — укрытие. Nestle добавила рабочую зону на паркинге офисного здания, куда во время тревог спускается вся команда. Есть столы и стулья, интернет, точки обогрева, кофе и чай.

Автономные команды и информационная поддержка

Адаптировать к новым вызовам только рабочие помещения недостаточно. Компании помогают сотрудникам выстроить личные планы. Подготовка EVO к зиме состояла из двух блоков: трансформации пространства и информирования команды. “Нам важно было не просто подготовить офис, — объясняет Новаченко. — Это хороший план, но он не может быть постоянным”.

В EVO коллег предупреждали, что в случае отключений у них должны быть наличные деньги; рассказывали об эффективных способах утепления; закупили 150 станций EcoFlow для критичных специалистов. Забота не только готовит к испытаниям, но и поддерживает лояльность. По опросам, проводимым EVO, среди главных причин, по которым люди ценят компанию, — забота о сотрудниках.

“Информировать сотрудников об emergency активности и плане действий на случай экстренных ситуаций — обязательное условие с начала войны”, — соглашается Винникова из Genesis. Это одна из причин, почему переход в новую реальность дался компании относительно просто: там всегда озвучивали действия. Genesis объясняет команде, как поддерживать тепло и комфорт дома. Сотрудникам, проживающим в частных домах, помогают приобрести генераторы, зарядные станции и батареи. Офис-менеджеры организуют помощь коллегам. К примеру, если компания закупает EcoFlow, то менеджеры проводят опрос, кому в команде нужны станции.

Jooble тоже консультируют сотрудников по отключениям — от простых советов до технических рекомендаций. “Команда поддержки круглосуточно отвечает на вопросы, — говорит Дмитрий Гринь. — Как настроить роутер, чтобы заходили два провайдера и было резервное питание, что такое генератор, как его купить”.

Кроме помощи в закупке гаджетов, Intellias проводят образовательные мероприятия. Архитектор Роман Баховский рассказывал команде, как обеспечить аварийную автономию при отключении электроэнергии дома.

Символ стабильности

Рутина, расписание и частичный контроль за ситуацией нужны в условиях тотальной непредсказуемости, считают психологи. Предприниматели соглашаются. “Война плохо влияет на психологическое состояние, а невозможность запланировать чашку кофе, мытье головы и какие-то бытовые дела влияет еще хуже”, — говорит Новаченко. У офисов появляется важная функция: мест предсказуемости и комфорта.

Чтобы не нарушать ритуалы и дать команде возможность работать по расписанию, в EVO предлагают три опции. Первая — работать из офиса. Вторая — приехать в партнерский офис: компания договорилась с несколькими бизнесами в разных локациях Киева. Третья — EVO компенсируют расходы на коворкинг. “Важно иметь ритуалы, возможность нормально работать, — говорит Новаченко. — Если дома ее нет, нужно решить этот вопрос”.

Genesis пытается сохранять комфорт сотрудников. Когда офисы питаются от города, компания экономит энергию. “Но на генераторе офис-команда может дополнительно подсветить места общего пользования, чтобы было уютнее и люди не выходили в темноту”, — говорит Винникова.

Jooble планируют использовать четвертый этаж офиса для зимнего сада и террасы. “Там можно будет работать и проводить нерабочее время, — говорит Гринь. — Кажется, это будет самое лучшее место офиса”. На первом этаже сейчас расположено пространство для встреч, вечеринок и игр. В предыдущем офисе была похожая локация: появившийся по запросу сотрудников бар “Нора”. Это часть духа компании, считает Гринь.

Сохранение корпоративных традиций — инструмент для поддержания целостности команды. В “Биосфере” решили, что праздники и встречи прибавляют сил, поэтому в укрытиях корпорации праздновали дни рождения производств, Пасху, День вышиванки. В “Киевстаре” 18-й год подряд провели конкурс на определение лучших сотрудников.

В Jooble долго решали, праздновать ли Новый год. “Сначала думали, некстати, — говорит Human Capital Director в Jooble Анастасия Хижняк. — Но поняли, что для многих Новый год — теплый праздник о детских мечтах”. Так что в компании проведут новогодний огонек, поставят в офисе елку и будут украшать ее вместе. “Не позволим, чтобы происходящее забрало у нас праздник”, — говорит Хижняк.

Тома МИРОНЕНКО