“Тайм-менеджмент больше мне не друг”: три важных открытия об истинной продуктивности

hbr-russia.ru, 10 июня 2021. Опубликовано 07:05 12 июня 2021 года Всю свою жизнь я была сторонницей правильного распределения времени, стремилась к эффективности и экономила каждую минуту, где это только было возможно.

В 2019 году я поняла, что зашла в тупик. Со стороны моя карьера казалась успешной, семья — счастливой, а я — живущей в сказке. Однако никто не знал, что я кое-как питалась и мучилась от хронической бессонницы, болей из-за защемления шейного нерва и гормонального дисбаланса. Позже я обнаружила, что по иронии судьбы виноват в этом был тайм-менеджмент.

Всю свою жизнь я была сторонницей правильного распределения времени, стремилась к эффективности и экономила каждую минуту, где это только было возможно. Свои личные поездки по делам я планировала так, чтобы, управляя машиной, поворачивать только направо. Я купила дом с кухней с оптимальным расположением рабочих зон для самых быстрых перемещений между ними в процессе приготовления пищи или уборки. Я даже ежедневно ела одно и то же на завтрак и обед (часто поспешно, не садясь за стол), чтобы тратить на это как можно меньше времени.

На работе я занималась исследованиями тайм-менеджмента и пыталась разобраться, как работает время. Я изучала все, что могла, на тему времени и его планирования. Опираясь на исследования, демонстрирующие преимущества тайм-менеджмента, я выбирала рекомендуемые методы — например, начинать день с самой важной работы. Я выделяла время для различных задач, планировала написание текстов на утро, а встречи — на середину дня. Я использовала “Метод помидора”, чередуя 25 минут сосредоточенной работы и пять минут отдыха. И я часто применяла аудит времени и оценивала, что у меня получается на деле в сравнении с моими планами. Все мои дни были расписаны до минуты, без малейших потерь.

По складу характера я активный, высокомотивированный человек и всегда стремилась к высоким результатам и требовала от себя эффективности, потому что хотела достичь карьерного успеха. Однако мне было важно еще и успевать жить. Исследования ясно демонстрируют, как важно для эмоционального благополучия делать перерывы и поддерживать социальные связи. Чтобы найти для этого свободное время в своем графике, я изо всех сил трудилась в течение недели и старалась освободить вечера и выходные. Я заставляла себя ежегодно брать отпуск, чтобы не заработать сердечный приступ, риски которого возрастают при отсутствии полноценного отдыха. К сожалению, мой мозг никогда полностью не переключался, ни по вечерам, ни в выходные, ни в отпуске, а во время работы я всегда была крайне сосредоточена. Благодаря тщательному управлению каждой минутой своего рабочего и личного времени я стала по-настоящему эффективной.

Но под этой внешней оболочкой скрывалась темная тайна. Здоровье все больше подводило меня. Множество врачей призывали меня снизить темп, отмечая, что список моих заболеваний указывает на стресс и чрезмерные нагрузки. На что я отвечала: “Но я работаю не так много, как другие. Я по-настоящему эффективна!” Затем в январе 2019 года во мне что-то сломалось. Я больше не могла писать. Не могла думать. Я смотрела пустым взглядом на экран компьютера и боялась, что не смогу выполнять работу. Работа, которую я любила, которой я занималась годами, казалась слишком сложной. Хуже того, она казалась бессмысленной, как серия запланированных задач, идущих одна за другой и повторяющихся до бесконечности. Просмотреть текст перед сдачей, встретиться с комитетом, подготовиться к занятию, провести занятие, ответить на электронную почту, повторить. В погоне за эффективностью и продуктивностью я сломалась.

Но в тот момент, когда я сидела, уставившись в экран, произошла любопытная вещь. Текст, который я пыталась написать, отозвался во мне на личном уровне. Я прислушалась. Этот текст, написанный в соавторстве с профессором Карен Дженсен, представлял собой обзор организационных исследований на тему субъективного времени: восприятия отдельными людьми или группами прошлого, настоящего и будущего. В то время, как объективное время является внешним по отношению к людям и измеряется с помощью часов и календаря, субъективное время связано с внутренним, личным его ощущением. Таким образом, субъективное время определяется индивидуальным восприятием, интерпретацией и мысленным проживанием последовательности событий, в которой воспоминания о прошлом и прогнозы о будущем влияют на понимание настоящего. Это исследование показало мне, что одержимость управлением объективным временем заслоняет три важных урока, которым учит субъективное время.

Не существует объективного времени без его субъективной интерпретации

Во-первых, объективный характер времени полностью взаимосвязан с субъективным временем, однако мы не признаем этого факта. Большинство людей уверены, что совещания следует назначать ровно в начале часа или в получасовые интервалы, что рабочий день длится с 8 до 17 часов. Однако эти социальные конструкции в некоторых ситуациях можно ослабить. Если для совещания вам достаточно 20 минут, то зачем занимать 30? Или если вам нужен более длинный перерыв в середине дня, так ли страшно, что он не совпадает с типичным перерывом на обед? Эти вопросы поставили под сомнение мои довольно ограниченные взгляды на тайм-менеджмент и побудили избавиться от временных шаблонов или “правил времени” — фиксированных взглядов на то, когда должны происходить те или иные события или сколько они должны длиться.

Дедлайны — еще один пример субъективной интерпретации объективного времени. Многие дедлайны, которые мы считаем “настоящими”, в действительности не являются ими. Дедлайны — социально сконструированные даты, предназначенные для планирования своей работы и ее синхронизации с другими. Как я обнаружила, завершение задачи к определенной дате или ответ на запрос в течение определенного промежутка времени часто мотивированы произвольными сроками. Вспоминая классическую метафору о том, что жизнь — это жонглирование стеклянными и резиновыми шариками (имеется в виду высказывание бывшего CEO Coca Cola Брайана Дайсона о том, что работа — это резиновый шар, и если его уронить, он может отскочить обратно, а вот семья, друзья, здоровья и душевное состояние — это стеклянные шары, которые деформируются или разобьются, если жонглировать ими неаккуратно — прим. ред.), я начала отодвигать или даже отменять некоторые сроки, не отказываясь от других, что мгновенно повысило уровень моей заинтересованности.

Главная мысль этого урока: время не настолько объективно, как мы привыкли думать. В первую очередь это субъективное восприятие, а потому тайм-менеджмент будет неполным, если не обращать внимания на субъективные конструкции времени, в которых мы живем и которые создаем.

Субъективные события не менее важны, чем объективные часы

Еще один важный урок, вынесенный из исследования субъективного времени, заключается в том, что время может опираться на события, а не часы или календарь. Рабочие задачи или встречи обычно планируются на конкретное время — например, сделать перерыв на обед в полдень. С другой стороны, более эффективным методом работы является ее выстраивание в соответствии с ритмом событий, а не времени на часах (например, начать работу в 8 утра и сделать перерыв на обед в середине дня). Работая согласно времени, определяемому событиями, а не графиком, вы ставите работу выше графика (например, начинаете работу, когда готовы, и останавливаете, когда вам нужен перерыв). Рассматривая рабочие задачи как естественные события, вы не только придаете больше значения качественной эффективности по сравнению с количественной, но и усиливаете чувство контроля и получаете больше удовольствия от их выполнения.

Отход от фиксированного графика выполнения задач избавил меня от внутренней установки, что нужно тратить на работу определенное количество часов. Я начала испытывать чувство удовлетворения от завершения задачи, потом переходить к следующей, это помогало полностью погрузиться в процесс и не смотреть на часы — входить в так называемое состояние потока. Поток обеспечивает не только более продуктивную работу, но и чувство удовлетворения, так как вы в полной мере проживаете настоящий момент и пользуетесь преимуществами осознанного внимания.

Кроме того, хотя осознанный подход считается эффективным, работа согласно “времени, определяемому событиями” также дает преимущества рассеянного внимания. Рассеянное внимание может быть полезным для поиска новых, творческих решений, которые приобретают все большее значение в интеллектуальном труде. Учитывая, что время, определяемое событиями, дает свободу думать нестандартно и без ограничений, в таком режиме чаще возникают внезапные озарения, которым не способствует слишком жесткий график, навязываемый правилами тайм-менеджмента.

Субъективное значение важнее объективного графика

И, наконец, исследование ясно демонстрирует, что, когда люди воспринимают, интерпретируют и мысленно проживают субъективное время, они, по сути, ищут смысл. Люди часто прокручивают в сознании прошлые события или “заранее проживают” будущие и ищут истории, объясняющие этот опыт в настоящем. Например, нарратив о том, как вы “соответствуете” своей работе, помогает вам понять траекторию вашей карьеры, так как вы размышляете об уроках, полученных на прошлой должности, и размышляете о шагах, которые предпримите на будущей. Подобный смысл невозможно найти в объективном времени, где время является постоянным и неизменным. Если все периоды времени эквивалентны, то один значит не более или не менее другого.

С другой стороны, содержание субъективного времени определяют часы и дни, посвящаемые осмысленной и значимой деятельности. Когда вы занимаетесь тем, что для вас важно — например, написанием статьи о своем прошлом, которая пойдет на пользу будущим читателям, вы получаете больше преимуществ, чем если бы потратили время на менее содержательную задачу — например, составление отчета о расходах. Понятно, что обе задачи необходимо выполнить. Но важно понимать, что менее содержательные задачи расходуют нашу энергию, а более значимые ее подпитывают. В результате я планирую менее значимые дела на периоды низкого уровня энергии или в перерывах, когда у меня есть несколько минут между встречами, а приоритет отдаю самым важным и значимым задачам.

Но есть и еще один нюанс. Когда люди выбирают, как потратить время, они часто упускают из виду это смысловое наполнение и думают об экономической ценности. Акцентируя внимание на времени как на товаре, люди начинают воспринимать его как дефицит и отказываются от значимой деятельности (например, волонтерской). Тайм-менеджмент ставит во главу угла рабочие задачи и управление ими, и в итоге приоритетом становится результат и количественно измеримые выгоды работы. Хуже того, большинство успешных людей призывают именно к такому выбору. Однако время оказывает наибольшее влияние и придает энергию, когда мы рассматриваем его как символический выбор между значимым и бессмысленным.

Постоянный путь к субъективному управлению своим временем

Главный вывод, который я сделала из исследования, посвященного субъективному времени, заключается в том, что тайм-менеджмент больше мне не друг. Временами он мой враг. Вместо усиленного фокуса на эффективность в объективном времени мне был необходим более субъективный взгляд с позиции целостного восприятия времени. Не теряя преимуществ тайм-менеджмента, я заставила себя рассматривать объективное время через призму субъективности. Я начала смотреть на работу как на серию значимых событий, а не фиксированный почасовой график. И в каждой рабочей задаче я искала в первую очередь смысл, а не эффективность: как эта задача соответствует моим целям и ценностям? Эти изменения в образе мыслей помогли мне перестать стремиться к идеально эффективному календарю, и я стала испытывать больше удовлетворения от работы.

Конечно, изменения в моем графике не произошли в одночасье. Несмотря на то, что я сохраняла достаточную долю контроля над своим расписанием в преподавательской работе и могла применить на практике эти уроки, у меня по-прежнему оставался ряд обязательств, связанных с графиком сдачи статей, долгосрочными исследовательскими проектами, преподаванием и предложением занять должность заведующей кафедрой. Что касается личной жизни, то у меня по-прежнему есть семья и многочисленные визиты к врачам для лечения хронических заболеваний. Но мое восприятие и интерпретация этих событий изменилось. Я начала смотреть на нераспределенное время и неструктурированную деятельность как на источник креативности в моей работе, что придавало мне сил и помогало не забывать, почему я выбрала эту профессию. Я начала замечать, что, составляя менее эффективное расписание (по крайней мере, для объективного времени), я добиваюсь большего, и у меня больше энергии на работе и дома. Я даже изменила отношение к визитам к врачу и теперь считаю их не напрасной тратой времени, а возможностью сделать перерыв в работе за компьютером. Через несколько месяцев я снова почувствовала радость от работы и жизни, и здоровье начало улучшаться.

В нашем обществе легко усвоить мысль, что время — ограниченный ресурс, товар, которым следует управлять, а не безрассудно разбрасываться. И, конечно, разнообразные полезные советы по более эффективному управлению временем необходимы, если вам требуется больше дисциплины и структуры. Но для некоторых людей тайм-менеджмент становится барьером к истинной эффективности и продуктивности. Так случилось со мной. Тайм-менеджмент оказал отрицательное влияние на мое здоровье, но субъективное восприятие времени стало отправной точкой на пути к исцелению.

Об авторе

Эбби Шипп (Abbie J. Shipp) — профессор и заведующая кафедрой управления и лидерства Техасского христианского университета, заместитель редактора Academy of Management Review. Получила степень Ph.D. в области организационного поведения в Университете Северной Каролины.