Яким чином ФОПи здійснюють видачу готівки на відрядження або під звіт працівникам?

Головне управління ДПС у Дніпропетровській області повідомляє.
Статтею 51 Цивільного кодексу України від 16 січня 2003 року № 435-IV із змінами та доповненнями визначено, що до підприємницької діяльності фізичних осіб застосовуються нормативно-правові акти, що регулюють підприємницьку діяльність юридичних осіб, якщо інше не встановлено законом або не випливає із суті відносин.
Відповідно до п. 26 розд. ІІІ Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженого постановою Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148 із змінами та доповненнями (далі – Положення № 148) видача готівки з кас проводиться за видатковими касовими ордерами (додаток 3 до Положення № 148) або видатковими відомостями. Документи на видачу готівки підписуються керівником і головним бухгалтером або особою, уповноваженою керівником. До видаткових ордерів додаються заяви на видачу готівки, розрахунки.
Водночас, абзацом четвертим п. 39 розд. IV Положення № 148 передбачено, що фізичні особи – підприємці касової книги не ведуть.
Пунктом 11 розд. ІІ Положення № 148 передбачено, що оприбуткування та облік фізичними особами – підприємцями отриманих доходів здійснюється в книгах обліку доходів і витрат у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів у порядку, визначеному Податковим кодексом України (далі – ПКУ).
Пунктом 177.10 ст. 177 ПКУ визначено, що фізичні особи – підприємці зобов’язані вести облік доходів і витрат та мати підтверджуючі документи щодо походження товару. Облік доходів і витрат може вестися в паперовому та/або електронному вигляді, у тому числі через електронний кабінет.
Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями на загальній системі оподаткування та Порядок ведення типової форми, за якою здійснюється облік доходів і витрат, фізичними особами – підприємцями і фізичними особами, які провадять незалежну професійну діяльність, затверджені наказом Міністерства фінансів України від 13.05.2021 № 261.
Згідно з абзацом першим п. 296.1 ст. 296 ПКУ фізичні особи – підприємці – платники єдиного податку першої і другої груп та платники єдиного податку третьої групи, які не є платниками податку на додану вартість, ведуть облік у довільній формі шляхом помісячного відображення отриманих доходів.
Типова форма, за якою здійснюється облік доходів і витрат фізичними особами – підприємцями – платниками єдиного податку третьої групи, які є платниками податку на додану вартість та порядок її ведення затверджені наказом Міністерства фінансів України від 30.11.2022 № 405 зі змінами та доповненнями.
Згідно з частиною другою ст. 9 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХІV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» із змінами та доповненнями (далі – Закон № 996) первинні документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати такі обов’язкові реквізити:
– назву документа (форми);
– дату складання;
– назву підприємства, від імені якого складено документ;
– зміст та обсяг господарської операції, одиницю виміру господарської операції;
– посади і прізвища (крім первинних документів, вимоги до яких встановлюються Національним банком України) осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення;
– особистий підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Первинні документи, створені автоматично в електронній формі програмним забезпеченням інформаційно-комунікаційної системи, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови наявності накладеного електронного підпису чи печатки з дотриманням вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.
Порядок видачі готівкових коштів під звіт або на відрядження та строки подачі Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт) встановлено нормами п. 170.9 ст. 170 Податкового кодексу України (далі – ПКУ) та пп. 19, 20 розд. ІІ Положення № 148.
Звіт складається та подається за формою, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 28.09.2015 № 841 «Про затвердження форми Звіту про використання коштів/електронних грошей, виданих на відрядження або під звіт, та Порядку його складання» у строки, визначені п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 ПКУ, платником податку (у паперовій або електронній формі (з дотриманням вимог законів України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» та від 05 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронну ідентифікацію та електронні довірчі послуги») (п.п. 170.9.4 п. 170.9 ст. 170 ПКУ).
Звіт подається працівником (в усіх без винятків випадках) у паперовій або електронній формі, разом з підтвердними документами для розгляду і прийняття рішення про відшкодування вартості витрат (п. 17 розд. І Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 із змінами та доповненнями).
Враховуючи викладене, фізичним особам – підприємцям при здійсненні видачі готівки на відрядження або під звіт рекомендовано оформляти первинні документи, дотримуючись вимог частини другої ст. 9 Закону № 996.